¿Cómo optimizar la gestión digital de proyectos? – Grupo Comunicar

¿Cómo optimizar la gestión digital de proyectos?

Por Gastón Guillerón.

Vivimos un contexto histórico tanto por la pandemia del COVID-19 como por el valor exponencial que está tomando la tecnología. En muchas organizaciones el home office es una realidad que va a perdurar por bastante tiempo y en otras hay una evolución de actividades y tareas a lo digital. Frente a esto, la gestión eficiente de los proyectos es clave.

Todo proyecto representa un gran desafío ya que tenemos muchas variables que atender: tiempos, recursos, restricciones, objetivos, interesados, y demás. En ese camino, una de las fuentes principales de fracasos se origina en aquellos elementos que incorporamos a nuestros proyectos y que no agregan valor al cliente.

El flujo de valor representa todas las tareas necesarias y que se deben hacer para entregar el producto o servicio final. El problema, radica que muchas veces se presentan obstáculos en ese andar. Estos obstáculos representan diferentes tipos de desperdicios. 

En los años 90, la empresa Toyota revolucionó esta mirada posicionado el concepto de Lean, como una forma de establecer un equilibrio en los procesos productivos. Lo que busca es minimizar los desperdicios del trabajo y los tiempos de entrega de dichos productos o servicios.

METODOLOGÍA KANBAN

Una de las metodologías para implementar este enfoque es Kanban. Este sistema permite sincronizar las etapas del proceso de fabricación logrando:

  • Disminuir o eliminar los stocks intermedios (entre procesos).
  • Cumplir los tiempos de entrega demandados por el cliente.
  • Mejorar la calidad del producto por una mejor detección de los defectos de este.
  • Evitar el manejo excesivo de materiales.
  • Facilitar el control de la producción.
  • Obtener un sistema de producción flexible según la demanda.

Este enfoque, que nace para la industria automotriz, fue tan revolucionario que comenzó a generar adeptos en otras disciplinas quienes buscaban trasladar los beneficios que rápidamente evidenció. La gestión de proyectos fue una de dichas disciplinas.  

El núcleo del trabajo con Kanban se soporta en tres pilares:

  • Visualizar el trabajo: esto es poder graficar los pasos que se transitan desde que se solicita el producto hasta que se lo entrega.
  • Limitar el trabajo en progreso (WIP, Work in Progress): para cada etapa del proceso, poder determinar cual es el máximo trabajo en progreso que puede existir sin generar acumulación de pendientes.
  • Medir el tiempo de entrega (lead time): Es fundamental tomar conocimiento del tiempo promedio en finalizar un requerimiento. Se debe optimizar el proceso para hacer que el tiempo de entrega sea lo más pequeño y predecible posible.

TABLERO DE TRABAJO

¿Como podemos implementar esta metodología en la gestión de nuestros proyectos? La clave está en el diseño del tablero de trabajo.

Un tablero de trabajo es una herramienta que visualmente le permite a una persona o equipo gestionar el flujo de su trabajo. Los tableros de trabajo son utilizados como radiadores de información y pueden implementarse en una diversidad de formas, tanto digitales como físicas.

Un tablero de trabajo suele estar compuesto de dos elementos esenciales.

  • Las bandas, las cuales representan el ciclo o etapas que el trabajo sigue.
  • Los ítems de trabajo, los cuales representan la unidad de trabajo que se gestiona. Suelen graficarse como tarjetas o fichas.

Este es un ejemplo de tablero de trabajo, físico:

Este es otro ejemplo de tablero de trabajo, digital:

Aunque muy sencillo de entenderlos, podemos pensar en 3 claves fundamentales para aprovechar un tablero de trabajo.

1) El diseño del tablero debe visualizar el estado del trabajo

Disponer de un tablero de trabajo no es crear bandas arbitrariamente y comenzar a agregar fichas o tarjetas. El tablero debe poder responder: 

  • ¿Representa la realidad de cómo fluye el trabajo?
  • ¿Queda claro dónde en qué etapa está cada ítem?
  • ¿Cuales son las prioridades? 
  • ¿Quiénes son los responsables de cada ítem?

2) Debemos disponer de un plan de uso acorde

Supongamos que ya tenemos nuestro tablero, diseñado como corresponde y listo para ser utilizado. Ésta novedad nos lleva a usarlo todo el tiempo y según como nos imaginamos. Pero sucede que este ideal dura poco y con el correr del tiempo las cosas se empiezan a complicar. 

El punto aquí es muy sencillo: si el equipo no definió de qué forma planea usar ese tablero en el tiempo, la llama se apaga. Al no haber un plan, el uso se impulsa sin una estrategia clara y al tiempo se genera un desorden que confisca la herramienta al olvido.

Un plan de uso es la guía factible y sostenible que le indica al equipo, entre otras cosas, en qué momentos del día o la semana se deberá revisar el tablero, cuando se pueden agregar ítems, cuando modificarlos, eliminarlos o moverlos.

3) Repensar periódicamente los puntos 1) y 2)

Un diseño y un plan de uso pueden ser los correctos en un determinado momento y dejar de serlo en otro. Si no se apuesta a una revisión periódica del diseño y plan de uso de un tablero, uno puede caer preso de la inercia de usar algo por conocido pero cada vez menos efectivo.

Para implementar tableros de trabajo podemos ir desde herramientas físicas, como utilizar post-it pegados en ventanas o paredes, a soluciones digitales como Trello, Kanboard, Taiga o Wekan. Todas son válidas y la elección de una u otra dependerá fundamentalmente de que resulte útil en nuestra gestión.

El sistema Kanban es una metodología que podemos utilizar para gestionar nuestros proyectos y el tablero de trabajo es el principal dispositivo para ponerlo en práctica. Pero no debemos olvidarnos que el foco estará siempre en poder generar «valor» para nuestro cliente, y por ende debemos priorizar sus necesidades antes que disponer de las mejores herramientas.

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