Planificación – Grupo Comunicar

Por Magister Fabricio San Martín

“No hay mal que por bien no venga”, solía decir mi abuela. Y si hay algo bueno que trajo la cuarentena del Covid-19 es el avance que hemos alcanzado en la transformación digital, no solo de nuestras organizaciones sino también en nuestras vidas. Gracias a él ahora somos expertos en hacer reuniones virtuales, comprar por internet o hasta tomar clases online.

Nuestras organizaciones empezaron a utilizar cheques electrónicos y descubrieron la facilidad de su utilización, incluso con la posibilidad de venderlos en el mercado de capitales reduciendo la velocidad para hacerse del dinero a una mínima fracción de tiempo.

Eventos que antes reunían numerosa cantidad de gente tuvieron que hacer su transformación y ahora gracias a ella podemos concurrir a los mejores eventos sin movernos desde casa.

Este año, por ejemplo, pude asistir a la EFI Week, el mayor Congreso de Economía, Finanzas e Inversiones de Argentina desde mi casa y sin gastar un peso (mientras que el año pasado para poder asistir tuve gastos de traslado, alojamiento y entradas para poder concurrir en BsAs). Lo mejor de todo es que también pude asistir a otro evento de gestión para PyMEs organizado por la Universidad del CEMA, demorando solo 5 minutos entre evento y evento (¡tiempo que me tomé para ir al baño!).

La primera conclusión que me deja todo esto es que si pudiéramos vencer la inercia de quedarnos en nuestra zona de confort podríamos buscar proactivamente diferentes modos de anticiparnos a nuestras necesidades.  Seguramente si hubiese sabido con anticipación que los miembros de mi organización iban a necesitar hacer teletrabajo cuando comenzó la cuarentena, hubiera tenido tiempo a preparar los recursos y la capacitación adecuada.

También podría haber aprovechado para simular cómo se afectarían las ventas y qué recursos necesito y por cuánto tiempo, y así asegurarme de tenerlos disponibles para poder utilizarlos cuando eventualmente lo requiera. Suena fácil decirlo con el diario del lunes, ¿no?

Los recursos son escasos y no hay posibilidad de asignar recursos para prepararse para cualquier eventualidad posible. Pero…¿y si fuera fácil y accesible contar con un simulador para poder proyectar ventas, gastos y ganancias? Dejame decirte que puedes tenerlo. A eso yo le llamo ¡Planeación Financiera!

 

Planeación Financiera

Seguramente mi experiencia en Finanzas, área en la cual me vengo desempeñando desde hace más de 20 años, hizo que me llamara más la atención que a cualquier otro.

Es que casi al mismo tiempo  Fernando Luciani (Director Ejecutivo – Mercado Argentino de Valores) disertando en la EFI Week y Mauricio Rampone y Mario Masasco disertando sobre el tema “PyMEs, gestionando la salida de la crisis Covid-19” organizado por UCEMA; refieren a la Planeación Financiera como herramienta imprescindible tanto para anticipar las necesidades financieras como para aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado sean para financiarse como para invertir.

Lo cierto es que no me llamó la atención de que hablaran sobre ella, sino más bien por reforzar mi entendimiento de lo imprescindible que son para cualquier organización y lo poco utilizada en pequeñas y medianas empresas. Todas las grandes lo tienen. No solo para anticipar planes de acción sino también como forma de determinar objetivos y evaluar el desempeño de sus ejecutivos.

Entonces, ¿por qué será que todavía nuestras PyMEs locales aún no cuentan con una metodología que les permita realizar proyecciones financieras? ¿Será que como comunidad nos falta educación financiera? ¿Será que los directivos de nuestras PyMes piensan que es una función que demanda muchos recursos y no pueden darse esos lujos?

¿Y si fuera posible contar con la experiencia de un Director Financiero externo para que aporte su conocimiento para implementar esta metodología?

Director Financiero externo

Recuerdo que una de mis primeras “inversiones” en mi época del colegio fue comprarme una Enciclopedia. La gran “Enciclopedia Espasa Calpe”. Más de 25 tomos muy bien encuadernados que mi mamá me decía que iba a tener para toda la vida y que me iba a ayudar a investigar sobre cualquier tema y por eso era la mejor inversión que podía hacer.

Sin dudas tuve mucha influencia de mi madre y será por eso que se la dejé en su casa cuando me fui a vivir a otro lado. Claro está que si ahora necesito buscar sobre un tema basta solo “googlearlo” para que me aparezca más información sobre el tema de lo que podría llegar a leer en mi vida.

De hecho te desafío a que si te interesó el tema busques por tu cuenta “planeación financiera” o incluso “director financiero externo”.

Seguramente me ahorrarías mucho tiempo que podría dedicar a otras cosas en vez de escribir este artículo. Pero información no es conocimiento. Así como no podemos aprender a jugar al tenis leyendo un libro, tampoco será fácil aprender a optimizar los recursos financieros leyendo artículos por internet. De todas maneras es un buen comienzo.

Mientras más investigues y explores, mayor información tendrás respecto de las alternativas y oportunidades que requiere tu organización y llegado el caso podrías darte cuenta que contar con un servicio especializado en finanzas sea tu mejor inversión.

Encontremos juntos oportunidades para tu organización

En este contexto de incertidumbre, queremos acompañarte y darte herramientas para impulsar tu negocio.

Por eso te invitamos a una sesión gratuita de 30 minutos con parte de nuestro equipo profesional para conocer tus necesidades y armar una solución a medida. Podés agendarla en el momento que prefieras.

Por Cristhian Fink.

Las reuniones por videollamadas llegaron para quedarse. Los cientos de memes que dan vueltas por internet dan cuenta de los dramas comunes a esta metodología: que no se escucha o no se ve, que hay acople o mucho ruido o que todos hablan a la vez.

En un artículo anterior hablamos de que hacer reuniones online de equipo del tipo “mateada virtual” es una herramienta de motivación y no solo de trabajo.

¿Cómo potenciar esta herramienta para lograr videollamadas efectivas?

  1. Planear la reunión

Es importante tener en claro y comunicar al equipo el objetivo de la videollamada, temas a tratar y duración. También hay que agendar la reunión en Zoom o crear el link en Jitsi o la app que vayan a usar y enviarla a los participantes.

Quien dirija la reunión tiene que pensar tres momentos importantes:

  • Inicio de la videollamada: no todos se conectan a horario y algunos van a tener dificultades técnicas. Por eso designar 5/10 minutos iniciales a saludarse y charlar de otros temas mientras todos ingresan.
  • Espacio para que todos hablen: preparan al menos una pregunta durante la reunión para que todos puedan hablar.
  • Cierre de la reunión: dejar 5 minutos finales para recapitular lo hablado y que todos puedan despedirse.

 

  1. Compartir la información

Crear una carpeta de Google Drive, Dropbox u otra plataforma con la información necesaria que los participantes deban leer. Cada persona funciona de manera distinta: no todos pueden hacer una lluvia de ideas sobre un tema del que le informaron 5 minutos antes. Siempre que se pueda, hay que enviar los documentos o archivos previamente para que los asistentes tengan en claro lo que se va a debatir.

 

  1. Poner reglas

Es importante aclarar desde un comienzo las reglas de la videollamada para que todas las partes la tengan en claro. Algunas pueden ser:

  • Usar auriculares.
  • Silenciar los micrófonos de quienes no estén hablando.
  • “Levantar la mano” para hablar (cada aplicación tiene su propia función para esto).
  • Definir la duración de la llamada e invitar a los asistentes a que minimicen las distracciones.

Sobre este último punto, si se tiene en claro que la reunión va a durar una hora y se cumple con la duración, cada participante puede pedir a quienes estén en su casa que intenten no interrumpirlo.

 

  1. Concentrarse en la reunión

Al ingresar a una videollamada, cada participante debe priorizar la reunión frente a otras actividades. No solo para prestar atención, sino también para no desconcentrar al resto. Muchas veces aparecen urgencias que están fuera de esta “regla”.

Cada participante se debe enfocar. Que estén jugando con la cámara o haciendo caras mientras alguien está hablando de algo serio puede hasta ser una falta de respeto. Compará esto con una reunión física donde una persona se levanta a cada rato o hace muecas.

Si prefieren tener la cámara apagada, al menos encenderla para saludar y despedirse.

 

  1. Otros tips a tener en cuenta
  • Cuando se conectan desde dos dispositivos en el mismo lugar (computadora + celular) se va a acoplar el audio.
  • Elegir un espacio que sea tranquilo, tener una luz desde el frente y que la cámara no esté demasiado debajo de la cara.
  • Si el audio de una persona se corta, que pruebe a desactivar la cámara.
  • Tener el link preparado de otra aplicación si falla el que ya enviaste.

La tecnología tiende a fallar cuando más la necesitás, así que a no desesperarse que todo tiene solución.

Estamos para ayudarte

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Por Carlos DellAquila

Es de noche, tenés 7 años y estas durmiendo sólo en tu habitación. Algo te despierta. Abrís los ojos y todo está oscuro. No ves nada, pero sentís que hay algo por ahí. Te parece sentir algo o alguien o una “cosa”. Tu corazón palpita más fuerte y más rápido. Te querés volver a dormir y olvidarte de lo que sentís. Te acurrucás y te querés tapar todo. Lo hacés pero te das cuenta que es peor porque si hay algo, ni siquiera lo verás venir. Tu respiración se acelera, casi podrías decir que estás llorando o a punto de llorar.

¡Y se hizo la luz! Tu mamá o tu papá algo sintieron también, algún ruido hiciste y aparecieron a tu rescate. Prendieron la luz y ahí pudiste ver tu habitación. Te diste cuenta que no había nada de que temer y que seguramente el ruido que sentiste fue alguno de tus juguetes que se acomodó. El susto ya pasó, tu miedo se calmó, en breve tu sueño volverá y mañana será otro día.

¿Te resulta familiar esta situación? ¿Alguna vez la sentiste?

¿Y qué nos pasa ahora? ¿qué nos pasa con las crisis? ¿qué nos pasa con los escenarios?

Muchos de nosotros tenemos miedo a mirar algunos escenarios, los negamos y minimizamos usando artilugios racionales para descartarlos y no tenerlos en cuenta.

Cuando descartamos escenarios sin siquiera analizarlos, debilitamos la estrategia y perdemos opciones.

En los talleres usamos un ejercicio donde los asistentes trabajan de a pares:

  • Uno es el que explica y expone la problemática que tiene.
  • El otro es el “EXPLORADOR”. Una persona que no está en el problema y su función es transitar los caminos posibles, caminarlos, ir hacia delante en el tiempo y comentarle al otro lo que ve.

¿Por qué un explorador? Porque la persona que tiene el problema (yo, usted, todos) somos como ese niño del que hablé al principio. Tenemos miedo de lo que “podría ser” y lo negamos. Hacemos un esfuerzo enorme para que desaparezca, nos queremos “volver a dormir” pero el tema sigue ahí afuera, sin resolución hasta que alguien prende la luz y podemos “ver”.

El explorador es la persona que con una linterna en el casco va y mira. Observa el negocio del otro, los futuros posibles y todas las posibilidades. Y siempre establece los extremos: cerrar, vender, sucumbir o invertir, crecer, comprar, entre otros.

En el medio están las infinidades de caminos que el buen explorador tiene que ir generando. Es un arte. Todos los escenarios deben ser explorados.

Y obviamente muchos serán descartados, pero no por miedo sino porque luego de analizarlos concluimos que son poco probables y/o el costo/beneficio así lo indica.

¿Y si alguno es catastrófico pero plausible? ¡OK! El problema del tsunami es no verlo venir, no haber podido tomar medidas, y no anticiparlo. En estos casos, se arman planes de mitigación, planes B, C y hasta W. Y se va actuando en la medida en que la realidad nos da la información que nos permite ir maniobrando sobre las distintas alternativas.

El peor miedo es el que sentimos cuando no vemos otra opción que “esperar a que pase” y cuando además ese tiempo de espera está fuera de nuestro control.

La proactividad estratégica es el mejor antídoto, y su formato mas práctico es trabajar con escenarios.

Estamos para ayudarte

En este contexto de incertidumbre que tiende a paralizarnos, te invitamos a una sesión gratuita de 30 minutos con parte de nuestro equipo profesional para conocer tus necesidades y armar una solución a medida. Podés agendarla en el momento que prefieras.

Por Fernando Borghello.

Continúando con nuestros artículos sobre cómo pensar estratégicamente nuestra organización, llega el momento de construir posibles escenarios de acción.

Para decidir entre posibles opciones uno de los caminos sugeridos no es la futurología, sino la construcción de escenarios probables. Existen variadas formas de hacerlo, pero básicamente todas giran en torno a hacernos preguntas o afirmaciones específicas y plantear respuestas asignándoles una probabilidad de ocurrencia.

Por ejemplo:

  1. Todos mis clientes (o un determinado segmento, quizás los mayores de edad) no querrán ir más a mi negocio y sólo aceptaran contacto online.
  2. Tal o cual miembro de mi empresa (actores claves quizás) solo aceptara seguir conmigo si continua el formato de trabajo home office.
  3. Esta pandemia cambiará para siempre la forma de hacer logística en este rubro (el específico de su negocio).
  4. Mis ingresos continúan afectados por 15/30/50/+ días y debo activar acciones para evitar descalces financieros o básicamente seguir operando (por ejemplo vencimientos de alquileres).

Todas estas afirmaciones y preguntas así, como otras específicas de su área de actividad, generan una serie de respuestas posibles y su probabilidad de ocurrencia según nuestra percepción (que puede moverse con el paso de los días).

El paso siguiente es ordenarlas y detallar acciones a seguir para cada una en diferentes momento según grado de avance. Una forma de ordenarlas puede ser por probabilidad de ocurrencia, otra por orden de simplicidad para una rápida y económica  implementación, analizando impacto probable de mi decisión o una combinación de ellas.

Por ejemplo:

  1. En forma personal o con abogados según el tamaño de su empresa, pueden ir analizando contratos de alquiler de inmuebles si visualizás un cuello de botella financiero en ese sentido. Así con cada caso, para que llegado el momento de una eventual negociación, el análisis de posibilidades y alternativas haya sido analizado correctamente.
  2. Si vuelvo a “la normalidad” ¿puedo permitir que Juan/Ana sigan trabajando desde su hogar? ¿bajo qué condiciones?, ¿con qué expectativas de resultados?, etc.

Podríamos llegar a un esquema similar el que les muestro en el ejemplo:

Hicimos un recorrido que nos llevó por la forma sugerida de actuar ante escenarios de alta incertidumbre, nuestras reacciones mentales ante los cambios que implica actuar en estos contextos, los principios sobre los cuales decidir cambiar o no, los extremos de acción ante situaciones y la construcción de escenarios probables y dinámicos según la evolución de la realidad para desde alli, actuar.

Estamos juntos en este camino, hemos generado alternativas de gestión para ayudarlos a transitar estos momentos históricos. Estamos ahí, codo a codo.

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Fuentes:

  1. S. Covey, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Paidos, 2015
  2. Bachrach E., EnCambio 1 er. edición, Sudamericana, 2014

Por Fernando Borghello.

Y llegamos hasta este momento, con un recorrido que nos permitió reflexionar en “¿Cómo agilizar mi organización?” sobre estas situaciones como una oportunidad para gestionar la empresa con acciones inmediatas y necesarias que a la vez consideran la cultura, la impulsan a desafiarse. Luego en “¿Cómo pensar estratégicamente mi organización? – Parte 1” compartimos cómo reaccionar en escenarios caóticos o que parecen serlo, plantar las bases y disponernos a negociar con el futuro.

Cambiar no necesariamente significa hacer todo de nuevo, sino que muchas veces detectamos sólo pequeñas prácticas que debemos reinventar. Inclusive el cambio esta vez puede significar que no moveremos ninguna de las prácticas centrales en las que sustentamos nuestro negocio u organización.

Por ejemplo: hoy todo el mundo empresarial habla de que “debemos” movernos al mundo digital y que un negocio si no es digital no tiene futuro. Dar por válida esta afirmación sin un análisis para mi mercado en particular puede hacer que salgamos disparados a implementar home office para siempre, que rompamos nuestro contrato de alquiler (“porque el local físico no va más”) y que activemos un recambio generacional “porque mi actual equipo no maneja herramientas digitales“.

Quizás esta vez la solución no sea seguir “la manada” y debamos observar cómo entrego valor hoy a mis clientes y por que me reconocen. Si lo hemos hecho bien, mis clientes valoran principios de comportamiento que son universales e inmutables. Por ejemplo, la integridad, la honestidad, la preocupación genuina por su bienestar, la calidad como premisa.

Ahí esta el cambio, esta vez luego de analizarlo a la luz de los principios sobre los cuales navega nuestra organización y su relación con el contexto, podemos concluir en que estos no se cambiarán, a lo sumo movemos alguna práctica puntual.

Decidirlo y hacerlo requiere paciencia, análisis, convicción y mirada profunda del mercado, en momentos donde nuestra mente pareciera pedirnos otra reacción para calmar ansiedades “haciendo”, no importa qué, pero en acción.
Es una verdad que muchos errores “…del hombre se derivan del hecho de no ser capaz de estar tranquilamente sentado y solo en una habitación” B. Pascal.

Los extremos y los Principios

Que estén sucediendo diferentes y muchas situaciones, no necesariamente implica que debemos reaccionar a ellas. Hacerlo nos lleva al extremo de la sobrerreacción u overshooting como se habla en finanzas. Básicamente es hacer por hacer, porque todos lo hacen.

En el otro extremo se encuentra la conocida paralisis por analisis; cuando nos quedamos atascados al momento de tener que decidir pues suponemos que nos siguen faltando datos o información para hacerlo.

Aquí una sugerencia: miremos los principios como decía S. Covey, los principios sobre los que se mueve el mundo son justamente universales y no cambian. Lo que se mueve son las prácticas para alcanzarlos. (1)

Los principios o leyes naturales son “directrices para la conducta humana” (1) que han demostrado tener un valor duradero, permanente e indiscutible por sí mismos.

Los principios son el territorio, son universales, las prácticas cambian según el momento y nuestros paradigmas son el mapa mental de una situación. Ejemplos de principios son: integridad, justicia, paciencia, beneficio mutuo, desarrollo sustentable.

“Cuanto más ligados están los mapas o paradigmas con estos principios, más funcionales serán”… y menos adaptaciones estratégicas deberemos hacer.

Este es un aspecto para profundizar, pero lo menciono por un lado como una forma de invitarlos a pensar que quizás no tengan mucho que cambiar de fondo y por otro porque si estos no es así en el caso de su empresa o emprendimiento, es el momento para hacerlo.

Siguiendo con Covey y su aplicación para repensar nuestra estrategia: nadie se salva solo o en sus palabras “la interdependencia es una condición indispensable”. De esto también conversamos al final en nuestro artículo sobre “¿Cómo sobrevivir a la incertidumbre y a las emociones negativas?“.

El concepto de nosotros. Nosotros podemos hacerlo, nosotros podemos cooperar, nosotros podemos cambiar nuestros talentos y aptitudes para crear juntos algo más importante. Esto nos lleva a mirar el nosotros de los miembros de la empresa, pero también el nosotros de nuestros proveedores, clientes, organismos con los que nos relacionamos y así nuestro círculo de posibilidades de acción conjunta se amplía y nos potencia. Combinación de esfuerzos para alcanzar el éxito.

Ahora pasamos a la acción ordenada o la quietud por decisión, veremos entonces la generación de escenarios de acción probables, pero esto será en otra entrega.

Encontremos juntos oportunidades para tu organización

En este contexto de incertidumbre, queremos acompañarte y darte herramientas para impulsar tu negocio.

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¿Cuántas veces arrancaste el año con nuevos objetivos? ¿Y cuántas veces te agarró la rutina del año y quedaron en la nada?

En un artículo anterior, hablamos sobre cómo planificar nuestro año para alcanzar lo que soñás y no quedarte en el intento.

Una vez que tengamos nuestro plan definido, llega la parte más difícil: pasar a la acción. Si nos quedamos en los papeles, no vamos a alcanzar nuestros objetivos.

Para ayudarte, te traemos algunas herramientas para potenciar la ejecución de lo que planificaste:

  • Una pizarra con postit. Es una metodología clásica pero efectiva
  • Trello: es una aplicación web y para celulares que permite organizar tus tareas en tableros y listas. Es como una pizarra de postit digital.
  • Loop – Analizador de Hábitos: una app que te ayuda a desarrollar tus hábitos.
  • Google Calendar: el calendario de google que se conecta con tu cuenta de Gmail. Te permite agendar tus tareas y poder verlas desde la web o desde el celular.

  • Evernote: te permite organizar tu información a través de notas. Muy bueno si te gusta adjuntar imágenes o links.
  • Todoist: una app web y para celulares que te permite organizar y priorizar tus tareas y proyectos.
  • Documentos de Google Drive: trabajar con documentos online es mejor que trabajar con documentos en tu computadora (por ejemplo, en Word). Se van guardando automáticamente (no perdés la información si se te apaga la computadora) y podés compartir el documento para que otra persona trabaje con vos a la vez.

¿Todavía no planificaste tu año? Podés descargar nuestro ebook de planificación personal.

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Arrancar un nuevo año es el momento ideal para pensar qué nos gustaría lograr de nuestra vida y ver qué hicimos hasta ahora.

Si cerramos nuestros ojos e imaginamos nuestra vida en 3 años, ¿cómo nos vemos? Y si revisamos lo que hicimos hasta hoy ¿estamos en camino a lograrlo?

Por lo general soñamos lo que queremos ser o lograr: “quiero empezar el gimnasio” o “quiero tener más dinero”. Pero tendemos a no preguntarnos cómo hacer realidad esas afirmaciones.

Para que esos deseos y sueños no se vayan con el viento, es necesario que planifiquemos estratégicamente. Se trata de armar una hoja de ruta que nos oriente a lo que queremos ser. Cuando tenemos una guía con las acciones a realizar y un horizonte claro, todo se vuelve más sencillo.

El hábito de planificar es uno de los más importantes, puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Además es vital para mantener el enfoque a largo plazo y lograr los objetivos planteados.

¿Cómo hacemos esa planificación?

  1. Analizar lo que logramos hasta ahora. Tenemos que hacer un balance del último año, tanto de las cosas buenas como de las no tan buenas.
  2. Visualizar a dónde queremos llegar. Para esto es importante pensar cuál es nuestra misión (para qué estamos en este mundo) y nuestra visión (cómo alcanzamos esa misión).
  3. Definir objetivos para este año. Cuando sabemos a dónde queremos ir (o al menos tenemos una idea), es más fácil plantear qué queremos lograr específicamente este año.
  4. Armar una hoja de ruta. Tenemos que pensar qué actividades o decisiones debemos tomar para alcanzar esos objetivos. Lo importante es que sean cuestiones que podamos realizar y estén definidas en el tiempo.
  5. Pasar a la acción. Si nos quedamos en los papeles, no vamos a alcanzar nuestros objetivos. Tenemos que activarnos y rodearnos de gente que nos sume valor y nos potencie para logar nuestra mejor versión.

¿Querés un 2020 que supere tus expectativas y alcanzar lo que soñás?


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