Un organismo estatal es un desafío para cualquier líder. Una gestión tiene un marco político dentro del cual se apoya y es apoyado y por otro lado aparecen los intereses y objetivos propios de cada líder.
Gestionar un andamiaje organizacional preexistente donde podemos identificar “eras” de estilos y objetivos hace esta tarea aún más compleja.
La cuestión que surge es cómo gestionar un área u organismo con una estructura y presupuesto prediseñado para lograr objetivos ágiles en beneficio de los ciudadanos.
Con nuestra experiencia y conocimiento, tanto del desarrollo organizacional como la instrumentación de acciones dentro de un encuadre político que le da marco, es que diseñamos una metodología de intervención que nos permite potenciar la eficiencia de los esfuerzos y llegar a resultados óptimos en poco tiempo.
En este artículo queremos presentarte cuáles son las etapas de ese proceso.
Definición de proyectos estratégicos
Cada líder, sea el propio intendente o un responsable de área, tiene o desea generar sus propias políticas que impacten en la sociedad. Estas políticas se ven influenciadas muchas veces por marcos políticos, plataformas electorales, equipos de trabajo, presupuestos, burocracia y el interés público de los ciudadanos.
Es necesario que cada líder junto a quienes lo acompañan pueda priorizar los proyectos a ejecutar en base a la valorización que tengan de la realización futura de los mismos.
Esta priorización no es sencilla ya que tiene diferentes aspectos que la influyen pero es clave para alcanzar resultados.
En nuestro caso, desarrollamos talleres estratégicos con dinámicas y herramientas específicas para analizar los objetivos políticos de la gestión, las variables que influencian su ejecución y la priorización de proyectos.
El resultado de las Organizaciones depende fundamentalmente de los lineamientos estratégicos de la gestión, en este sentido el trabajo permanente con las direcciones de la organización ayudan a alinear los objetivos de gestión con los resultados operativos.
Gestión de los proyectos
Una vez priorizados los proyectos a ejecutar, es hora de definir el plan de acción. Se deben establecer los objetivos de cada uno y el o los impactos esperados, e identificar y definir los roles necesarios.
Es imprescindible elaborar los procedimientos ágiles para llevar cada proyecto estratégico a la acción.
En Grupo Comunicar contamos con profesionales especialistas en metodologías ágiles, por lo que trabajamos en conjunto con los municipios y organismos en la definición de procesos y herramientas para la gestión de cada proyecto. Además de realizar el seguimiento de las acciones y objetivos de cada equipo, estamos en permanente contacto y validación con el equipo de conducción.
Una herramienta son las mesas de trabajo. Para cada proyecto se definen los equipos de trabajo y se pone en común los objetivos e impactos esperados.
Cada equipo toma el conjunto de sus objetivos y analiza cuales son las necesidades organizacionales (internas y extra área) para asegurar el cumplimiento. Aquí nace uno de los ejes centrales, que todas las partes logren reconocer la importancia de la interrelación, y la alineación en respuesta los esfuerzos para cumplir con los objetivos propios y de los otros.
Una vez definido el plan de acción de manera conjunta, las mesas de trabajo seguirán reuniéndose periódicamente para la evaluación de los avances.
Fortalecimiento de los equipos de trabajo
Hay tres cuestiones claves a desarrollar: los lazos humanos entre los miembros de la institución, la motivación de los equipos y la formación de los mismos.
Se debe articular al individuo, al equipo, a los procesos y a los líderes de forma interconectada.
Al tener en claro los proyectos de gestión y sus planes de acción, aparecerán las competencias técnicas y blandas que el equipo necesita desarrollar. Con esta información se pueden realizar entrenamientos a medida para cada una de los equipos, de acuerdo a sus propias necesidades y en pos de la mejora continua a nivel organizacional.
Dependiendo el tipo de institución, desde Grupo Comunicar implementamos talleres de liderazgo, trabajo en equipo y comunicación asertiva que son transversales a los equipos. A su vez, en equipos específicos trabajamos la atención al ciudadano (por ejemplo en Mesa de Entrada) o al contribuyente (en equipos de Rentas).
Difusión de los proyectos
En forma sinérgica y acompasada con los tiempos políticos, se deben planificar las acciones de comunicación necesarias para lograr el mayor impacto público de los logros obtenidos y de las medidas tomadas por la gestión.
Cada proyecto debe tener su plan de difusión encuadrado dentro del Plan de Comunicación del organismo. Antes de iniciar la ejecución hay que definir cómo se comunicará el proyecto, qué se va a mostrar y qué no, qué tipo de fotografías, videos, testimonios, y gacetillas serán necesarias, entre otros aspectos.
Servicio de Fortalecimiento de Organismos Públicos
Con más de diecisiete años de trayectoria y con un equipo interdisciplinario han confiado en nosotros municipios como Cerrito, Hasenkamp, Oro Verde y Paraná, así como diferentes organismos provinciales de Entre Ríos y Santa Fe.
Con nuestro Servicio de Fortalecimiento de Organizaciones Públicas adaptamos el proceso que describimos en este artículo a la medida y realidad de cada Institución.
Contactanos y agendá una reunión gratuita con nuestro equipo para que diseñemos juntos cómo potenciar tu organización y su impacto en los ciudadanos.