Por Cristhian Fink.

Las reuniones por videollamadas llegaron para quedarse. Los cientos de memes que dan vueltas por internet dan cuenta de los dramas comunes a esta metodología: que no se escucha o no se ve, que hay acople o mucho ruido o que todos hablan a la vez.

En un artículo anterior hablamos de que hacer reuniones online de equipo del tipo “mateada virtual” es una herramienta de motivación y no solo de trabajo.

¿Cómo potenciar esta herramienta para lograr videollamadas efectivas?

1. Planear la reunión

Es importante tener en claro y comunicar al equipo el objetivo de la videollamada, temas a tratar y duración. También hay que agendar la reunión en Zoom o crear el link en Jitsi o la app que vayan a usar y enviarla a los participantes.

Quien dirija la reunión tiene que pensar tres momentos importantes:

• Inicio de la videollamada: no todos se conectan a horario y algunos van a tener dificultades técnicas. Por eso designar 5/10 minutos iniciales a saludarse y charlar de otros temas mientras todos ingresan.
• Espacio para que todos hablen: preparan al menos una pregunta durante la reunión para que todos puedan hablar.
• Cierre de la reunión: dejar 5 minutos finales para recapitular lo hablado y que todos puedan despedirse.

 

2. Compartir la información

Crear una carpeta de Google Drive, Dropbox u otra plataforma con la información necesaria que los participantes deban leer. Cada persona funciona de manera distinta: no todos pueden hacer una lluvia de ideas sobre un tema del que le informaron 5 minutos antes. Siempre que se pueda, hay que enviar los documentos o archivos previamente para que los asistentes tengan en claro lo que se va a debatir.

 

3. Poner reglas

Es importante aclarar desde un comienzo las reglas de la videollamada para que todas las partes la tengan en claro. Algunas pueden ser:

• Usar auriculares.
• Silenciar los micrófonos de quienes no estén hablando.
• “Levantar la mano” para hablar (cada aplicación tiene su propia función para esto).
• Definir la duración de la llamada e invitar a los asistentes a que minimicen las distracciones.

Sobre este último punto, si se tiene en claro que la reunión va a durar una hora y se cumple con la duración, cada participante puede pedir a quienes estén en su casa que intenten no interrumpirlo.

 

4. Concentrarse en la reunión

Al ingresar a una videollamada, cada participante debe priorizar la reunión frente a otras actividades. No solo para prestar atención, sino también para no desconcentrar al resto. Muchas veces aparecen urgencias que están fuera de esta “regla”.

Cada participante se debe enfocar. Que estén jugando con la cámara o haciendo caras mientras alguien está hablando de algo serio puede hasta ser una falta de respeto. Compará esto con una reunión física donde una persona se levanta a cada rato o hace muecas.

Si prefieren tener la cámara apagada, al menos encenderla para saludar y despedirse.

 

5. Otros tips a tener en cuenta

• Cuando se conectan desde dos dispositivos en el mismo lugar (computadora + celular) se va a acoplar el audio.
• Elegir un espacio que sea tranquilo, tener una luz desde el frente y que la cámara no esté demasiado debajo de la cara.
• Si el audio de una persona se corta, que pruebe a desactivar la cámara.
• Tener el link preparado de otra aplicación si falla el que ya enviaste.

La tecnología tiende a fallar cuando más la necesitás, así que a no desesperarse que todo tiene solución.

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